เนื่องจากกิจการจะต้องมีการจัดทำบัญชี งบการเงินให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด ดังนั้น เอกสารบัญชี ที่จำเป็นสำหรับใช้ประกอบการทำบัญชี จะต้องมีความละเอียดถูกต้อง ซึ่งหลักๆ ประกอบด้วย
1.ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน / หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ที่กิจการให้ลูกค้า)
– กิจการบริการ ออกใบแจ้งหนี้ ณ วันวางบิล และออกใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี + หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ณ วันที่ได้รับเงิน
– กิจการซื้อมาขายไป กิจการผลิต ออกใบแจ้งหนี้ ณ วันวาบิล และออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ณ วันส่งมอบสินค้า
2.ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน / หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ที่ได้รับจากคู่ค้า)
– กิจการต้องเก็บเอกสารทุกรายการที่ได้รับจากคู่ค้า โดยเฉพาะใบกำกับภาษีให้ขอแบบเต็มรูป จึงจะนำภาษีซื้อมาใช้ได้ ใบกำกับภาษีซื้อใช้ย้อนหลังได้ 6 เดือน ถ้าใบกำกับภาษีซื้อเดือนนี้มาช้า สามารถเก็บเอกสารไว้ส่งเดือนถัดไปได้
3.Bank Statement หรือสมุดบัญชีธนาคาร บริษัทต้องเขียนดินสอข้างๆ ตัวเลขด้วยว่า เงินเข้าออกแต่ละยอดของกิจการเป็นรายรับ หรือรายจ่ายค่าอะไร เพื่อให้ผู้บันทึกบัญชีสามารถกระทบยอดเงินในบัญชีกับเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง
4.รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนพนักงาน (กรณีมีพนักงาน) สรุปการจ่ายเงินเดือนพนักงานเพื่อยื่น ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม ซึ่งต้องยื่นทุกเดือน
5.หากกิจการมีการใช้บริการ จ่ายค่าเช่าจากบริษัท/บุคคลอื่น ต้องทำการหัก ณ ที่จ่าย และออกเอกสาร 50 ทวิ ให้กับผู้รับเงิน โดยทำการหักไว้ส่วนหนึ่ง เช่น ค่าบริการหัก 3% ค่าเช่าหัก 5%
6.เอกสารสัญญาทุกชนิด เช่น สัญญากู้ยืมเงินธนาคาร สัญญาเช่า สัญญาบริการ สัญญาเช่าซื้อรถในนามบริษัท
7.รายงานสินค้าคงเหลือ ณ สิ้นงวด เพื่อบันทึกต้นทุน (สำหรับกิจการที่มีสต็อกสินค้า)
หากเป็นกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แต่จดบริษัทเป็นนิติบุคคลแล้ว กิจการจะต้องคำนึงถึง 4 timeline ดังนี้
1.เดือนสิงหาคม ผู้ประกอบการจะต้องยื่นภาษีกลางปี (ภ.ง.ด.51) ที่คำนวณจากประมาณการกำไรสุทธิของทั้งปี ซึ่งผู้ประกอบการจะมีตัวเลขอยู่แล้วว่าที่ผ่านมา 6 เดือน กิจการมีกำไรสุทธิเท่าไหร่ โดยถ้าหากกิจการประมาณการกำไรสุทธิกลางปีไว้คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง กิจการต้องไปเสียค่าปรับ ณ สิ้นปีภายหลัง
2.สิ้นเดือนธันวาคม เป็นช่วงที่กิจการต้องเริ่มจัดหาผู้ทำบัญชีเพื่อปิดงบการเงิน และผู้สอบบัญชีเพื่อรับรองงบการเงินของบริษัท ซึ่งหากกิจการมีสำนักงานบัญชีปิดงบการเงินให้ ทางสำนักงานบัญชีจะช่วยจัดการหาผู้สอบบัญชีให้
3.เดือนเมษายน ผู้ประกอบการจะต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้น โดยให้ผู้ถือหุ้นทุกคนรับรองงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีเซ็นรับรอง ซึ่งผู้สอบบัญชีจะไม่สามารถลงวันที่ในรายงายผู้สอบเกินกว่าวันนี้ได้ ซึ่งจะทำให้ผู้ประกอบการต้องมีค่าปรับจากการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีล่าช้า
4.เดือนพฤษภาคม หลังจากที่ผู้ถือหุ้นรับรองงบการเงินเรียบร้อยแล้ว จะต้องนำยื่น โดยมี…
– รายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
– ยื่นงบการเงิน (E-Filing) ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
– ส่งภาษีสิ้นปี (ภ.ง.ด.50) ต่อกรมสรรพากร
ทั้งนี้ แต่ถ้าหากกิจการมีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) กิจการจะมีภาระเพิ่มขึ้น โดยกิจการจะต้องนำส่ง ภ.พ.30 ทุกเดือน พร้อมภาษีที่เก็บ 7% จากลูกค้ามาแล้วต่อกรมสรรพากร ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
สำหรับกิจการที่มีความซับซ้อนยิ่งขึ้น จะต้องนำส่งข้อมูลให้กับประกันสังคม และภาษีที่เกี่ยวข้องที่ต้องยื่นให้กรมสรรพากร ดังนี้
1.ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53)
– กรณีกิจการมีการจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าโฆษณา ต้องหัก ณ ที่จ่ายตามอัตราที่สรรพากรกำหนด และนำส่ง ภ.ง.ด.3 แก่กรมสรรพากร
– กรณีกิจการมีการจ่ายเงินนิติบุคคลเป็นค่าเช่า ค่าบริการ ค่าโฆษณา ต้องหัก ณ ที่จ่ายตามอัตราที่สรรพากรกำหนด และนำส่ง ภ.ง.ด.53 แก่กรมสรรพากร
ตัวอย่าง มีการจ้างบริการ จ้างเอเจนซี่โฆษณา จะต้องมีการหักเงินไว้ 2% เช่น 100 บาท หักไว้ 2 บาท หลังจากหักไว้แล้วจะต้องนำส่งสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
2.ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ลูกจ้างกิจการ (ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก) หากกิจการมีลูกจ้าง จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งตามอัตราก้าวหน้า พร้อมกับนำส่งภาษีทุกเดือน
3.ประกันสังคม หากกิจการมีลูกจ้าง และให้ลูกจ้างเข้าระบบประกันสังคม กิจการต้องนำส่งประกันสังคมทุกเดือน
4.ภาษีอื่นๆ เช่น กิจการขายอสังหาริมทรัพย์ จะมีความเกี่ยวข้องกับ “ภาษีธุรกิจเฉพาะ” หรือหากกิจการขายเหล้า บุหรี่ ก็จะต้องมีความเกี่ยวข้องกับ”ภาษีสรรพาสามิต” ขึ้นอยู่กับลักษณะทางธุรกิจ
ดังนั้น ภาษีแต่ละตัวจะขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของกิจการนั้นเอง
