ตามหลักการแล้วพ่อค้าแม่ค้าที่ขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา ไม่มีความจำเป็นต้องทำบัญชีขายของออนไลน์ หากทราบรายรับรายจ่ายที่ชัดเจน สามารถยื่นแบบภาษีได้อย่างถูกต้อง และเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา แต่ถ้าหากมีรายได้สูงอาจต้องมีการทำ บันทึกบัญชีขายของออนไลน์ ลงบันทึกรายรับรายจ่ายไว้เพื่อประกอบการยื่นแบบภาษี โดยเฉพาะถ้าเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง ก็ต้องเก็บเอกสาร ใบเสร็จต่างๆ ไว้ให้ครบ
โดยแนวทางการทำบัญชีรายรับรายจ่ายขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา สามารถอธิบายได้ดังนี้
1.จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยใช้แบบฟอร์มชื่อ “รายงานเงินสดรับ-จ่าย” และสามารถเพิ่มช่องรายการได้ตามเหมาะสมกับกิจการได้
2.จัดทำเป็นภาษาไทย โดยหากทำเป็นภาษาอื่นต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
3.ต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
4.รายการที่จะนำมาลงในรายงาน ประกอบด้วย
4.1 สรุปยอดของแต่ละวัน หรือลงแยกทีละรายการได้
4.2 แต่ละรายการที่ลงต้องมีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น
4.3 รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานได้ จะต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ
4.4 ถ้าไม่ได้เป็นพ่อค้าแม่ค้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายนั้น สามารถนำมาลงเป็นต้นทุนของสินค้าหรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน
4.5 หากมีการขาย/ซื้อเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายเงินจริง และให้อธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
5.ให้สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ส่วนนิติบุคคลไม่สามารถใช้หลักเกณฑ์นี้ในการทำบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ได้ ต้องทำบัญชีโดยนักบัญชีโดยตรง
การลงรายละเอียดต่างๆ ในบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ ควรลงให้ชัดเจนทั้งรายรับและรายจ่าย ว่าเป็นเงินเท่าไร ซึ่งรายละเอียดในบัญชีร้านค้าของพ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ จะต้องมีเนื้อหาตรงกับที่กรมสรรพากรกำหนด และสามารถเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ ได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้ง่ายและชัดเจนเวลายื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งประกอบด้วย
1.วัน เดือน ปี เขียนวันที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงิน
2.รายการ ลงรายละเอียดของรายการรับเงิน และรายการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นประจำวัน
3.รายรับ บันทึกจำนวนเงินที่พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์รับเข้ามา เช่น การขายินค้า การกู้ยืมเงิน เป็นต้น
4.รายจ่าย บันทึกจำนวนเงินที่ทางร้านจ่ายออกไปในแต่ละวัน โดยแบ่งเป็นรายจ่ายซื้อสินค้า และรายจ่ายอื่นๆ เช่น ค่ากล่องพัสดุ ค่าขนส่งสินค้า
5.ลงยอดรวมรายเดือน รวมเงินที่ได้รับและจ่ายไว้ในช่องยอดรวม ซึ่งเป็นการรวมเงินในแต่ละเดือนในตอนสิ้นเดือน
นอกจากนี้ต้องเก็บเอกสารรายจ่ายเพื่อประกอบการยื่นภาษี เช่น บิลเงินสด ใบแจ้งหนี้ใบสำคัญจ่ายและเอกสารรับเงิน ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบนำฝากธนาคาร สำเนารายการเคลื่อนไหวบัญชีธนาคาร แยกเป็นหมวดหมู่รายเดือน เพื่อให้สะดวกตอนยื่นภาษี
ดังนั้น หลังจากลงรายละเอียดครบแล้ว จะทำให้พ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ สามารถนำไปแสดงรายได้ในการยื่นเสียภาษีที่กรมสรรพากรได้อย่างถูกต้อง และนำไปวางแผนค่าใช้จ่ายต่อไปได้
ทั้งนี้ การบันทึกบัญชีขายของออนไลน์นั้น มีประโยชน์มากมาย เช่น ใช้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาได้อย่างถูกต้อง ทำให้พ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์รู้รายได้ รายจ่าย ผลกำไรหรือขาดทุนจากการประกอบกิจการอย่างแท้จริง
และสามารถนำไปเป็นข้อมูลควบคุมบริหารงานภายในของกิจการได้ ตลอดจนหากต้องการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาได้ ซึ่งจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือของกิจการเป็นอย่างมาก
ดังนั้น หากพ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยต้องเก็บเอกสารต่างๆ ให้ครบถ้วน หรือในกรณีที่ฐานภาษีที่ต้องเสียสูงกว่า 20% อาจต้องพิจารณาเรื่องการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ โดยแยกตามรูปแบบการเสียภาษีได้ดังนี้
1.บุคคลธรรมดา ควรจดบันทึก ทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้ตลอด เพื่อให้ทราบรายละเอียดในแต่ละธุรกรรมที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถทำบันทึกรายรับรายจ่ายและยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยตนเองได้
2.นิติบุคคล กฎหมายกำหนดว่า ผู้มีรายได้ที่จดทะเบียนนิติบุคคลจะต้องมีการทำบัญชีภาษีตามกฎหมายกำหนด เพื่อบันทึกรายการค้าขายต่างๆ ที่เกิดขึ้นของกิจการ จำแนกและสรุปผลให้ได้ข้อมูลทางบัญชี เพื่อนำส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรด้วย
ทั้งนี้ การทำบัญชีสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ที่จดทะเบียนนิติบุคคล ไม่สามารถใช้เอกสารและหลักเกณฑ์การบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ดังที่กล่าวนี้ได้ จำเป็นต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด รวมถึงต้องจ้างผู้สอบบัญชีอิสระเข้ามาช่วยตรวจสอบเซ็นรับรองงบการเงินประจำปีด้วย ซึ่งการเลือกจ้างสำนักงานบัญชีรับทำบัญชีให้จะสะดวกและถูกต้องมากกว่า
