จดบริษัทนิติบุคคลแต่ยังไม่พร้อมเรื่องการทำบัญชี สำนักงานบัญชีช่วยได้อย่างไรบ้างนั้น ก่อนอื่นสำนักงานบัญชี หรือบริษัทรับทำบัญชีส่วนใหญ่จะช่วย “ให้คำปรึกษาเรื่องบัญชีภาษีเบื้องต้น ฟรี” อยู่แล้ว และ หน้าที่ของสำนักงานบัญชี หลักๆ คือ“ปิดบัญชีทั่วไป ยื่นแบบประจำเดือน ยื่นแบบประจำปี แก่สรรพากร ประกันสังคม และกระทรวงพาณิชย์” 

เปิดบริษัทต้องทำอะไรบ้าง ประเมินก่อนตัดสินใจจ้างทำบัญชี

แต่ก่อนตัดสินใจว่าจะจ้างทำบัญชีหรือไม่ บริษัทที่เปิดใหม่ต้องเช็กความพร้อมเรื่องของการจัดสรร วางแผน และดำเนินการเรื่องต่างๆ ของบริษัทที่มีมากมายเสียก่อน ไม่ว่าจะเป็น

• การเปิดบัญชีธนาคารบริษัท ใช้เป็นบัญชีหลักในการนำเงินที่เกิดจากธุรกรรมของกิจการฝากเข้า-ถอนออก ซึ่งไม่ควรใช้บัญชีส่วนตัวเนื่องจากจะไม่เห็นผลประกอบการที่แท้จริง
• การขึ้นทะเบียนประกันสังคม เมื่อจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว ก็จะถูกขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคมโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อเริ่มมีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป และมีการจ่ายค่าจ้างเป็นเงินเดือน ต้องไปขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วัน
• การขอจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หากบริษัทมีรายได้จากการประกอบธุรกิจเกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี จำเป็นต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

และระหว่างดำเนินกิจการ ก็ต้องเก็บข้อมูลหลักฐานต่างๆ เช่น

 

• ค่าใช้จ่ายของกิจการ ค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัท ต้องซื้อของทุกอย่างในนามบริษัทเท่านั้น และให้ออกเป็นใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสดที่มีชื่อ ที่อยู่ของผู้ขาย และต้องระบุชื่อบริษัทของเราด้วย จึงจะนำมาใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายของบริษัท เพื่อใช้หักค่าใช้จ่ายตอนยื่นภาษีได้
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะถูกหักทันที ณ ตอนจ่ายเงิน แล้วรวบรวมนำส่งสรรพากร ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป  
• เตรียมเอกสารทางการบัญชี ภาษี เพื่อใช้ในการยื่นภาษีสรรพากร 

โดยกฎหมายได้กำหนดให้นิติบุคคล ทั้งบริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัด จะต้องจัดทำบัญชี และนำส่งรายงานการเงินเป็นประจำทุกปี รวมถึงต้องยื่นแบบและเสียภาษีต่างๆ ทั้งรายเดือนและรายปี จึงทำให้ “การทำบัญชี” มีความสำคัญต่อบริษัทเป็นอย่างมาก

ตัดสินใจจ้างทำบัญชี แล้วหน้าที่ของสำนักงานบัญชีมีอะไรบ้าง

เนื่องจากการทำบัญชีมีความสำคัญต่อบริษัท หากผู้ประกอบการประเมินแล้วว่า ยังไม่พร้อมในเรื่องของการทำบัญชีเอง ก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกสำนักงานบัญชีให้ช่วยทำบัญชี รวมถึงตรวจสอบ และยื่นแบบแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้

เพราะ หน้าที่ของสำนักงานบัญชี จะให้บริการทางด้านการเงิน บัญชี และภาษี ซึ่งนอกจากจะทำบัญชี รายรับรายจ่าย งบกำไร ขาดทุน ตรวจสอบความถูกต้อง และยื่นเอกสารส่งหน่วยงานต่างๆ ทั้งกรมสรรพากร กระทรวงพาณิชย์ สำนักงานประกันสังคมให้แล้ว ยังเป็นที่ปรึกษาที่ดีอีกด้วย

สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งจดทะเบียนบริษัทนิติบุคคล หรือแม้แต่บริษัทที่จดทะเบียนนิติบุคคลมานานแล้ว ก็ย่อมมีโอกาสทำผิดพลาดหลงลืมในเรื่องของการทำบัญชีและภาษีไปบ้าง เพราะอย่างที่ทราบว่าเมื่อจดบริษัทแล้วจะต้องมีกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย อาจไม่คุ้มกับธุรกิจที่ทำอยู่หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

1. ปิดบัญชีทั่วไป เมื่อมีการว่าจ้างสำนักงานบัญชีให้ทำบัญชีรายเดือน ทางสำนักงานบัญชีจะรวบรวมเอกสารแต่ละเดือนลงบันทึกตั้งแต่งบการเงิน งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร รายรับ รายจ่าย และอื่นๆ ดังนี้

• ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบการเขียนบันทึกลงบัญชี เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี
• จัดทำบัญชีรายวัน 5 เล่มตามที่กฎหมายกำหนด ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคารแยกเป็นแต่ละบัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย และบัญชีรายวันทั่วไป 
• จัดทำบัญชีแยกประเภทต่างๆ เช่น บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ และเจ้าหนี้
• จัดทำบัญชีสินค้า
• จัดทำทะเบียนทรัพย์สิน
• ปิดบัญชีประจำปี จัดทำข้อมูลประกอบการปิดงบการเงิน เช่น สรุปรายการคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด การกระทบยอดเงินฝากธนาคาร และบัญชีต่างๆ ฯลฯ
• จัดทำงบการเงินประจำปี ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งานแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น หมายเหตุประกอบงบการเงิน
• ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชีของนิติบุคคล ให้ข้อมูลและตอบคำถามผู้สอบบัญชี ในการตรวจสอบและรับรองงบการเงิน

 

2. ยื่นแบบประจำเดือนสำนักงานบัญชีจะเป็นคนยื่นแบบรายเดือนแทนบริษัท ดังนี้

• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินเดือนของพนักงาน (ภ.ง.ด.1)
• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อมีการจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.3)
• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อมีการจ่ายเงินให้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.53)
• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อมีการจ่ายเงินไปต่างประเทศ (ภ.ง.ด.54)
• ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อมีการจ่ายค่าบริการไปต่างประเทศ (ภ.พ.36)   
• ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม พร้อมทำรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (ภ.พ.30)
• ยื่นรายการเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน  
• แจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่
• แจ้งสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตนหากพนักงานลาออก

 

3. ยื่นแบบประจำปี จัดทำพร้อมยื่นภาษีกลางปี ปลายปี ส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำปีของพนักงานแก่กรมสรรพากร ส่งงบการเงินให้กระทรวงพาณิชย์ สรุปรายการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม และอื่นๆ ดังนี้

• ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51)
• ยื่นแบบสรุปการจ่ายค่าจ้างและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายประจำปี (ภ.ง.ด.1ก)
• ยื่นแบบสรุปรายการนำส่งเงินสมทบประกันสังคมประจำปี (กท.20)
• นำส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
• นำส่งงบการเงินประจำปี (ส.บช.3)
• ยื่นแบบภาษีภาษีเงินได้นิติบุคคลสิ้นปี (ภ.ง.ด.50)

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น การจ้างทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี การยื่นแบบประจำเดือน ประจำปี อาจเลือกบริการแค่บางรายการ หรือให้ทางสำนักงานบัญชีทำให้ทั้งหมด ส่วนกิจการก็มีหน้าที่รวบรวมเอกสารทางบัญชีส่งให้สำนักงานบัญชีเท่านั้น หรือมีข้อตกลงในแบบอื่นๆ อีกได้ ขึ้นอยู่ที่การตกลงระหว่างผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้าง 

ปัจจัยหลักในการเลือก สำนักงานบัญชี

เพราะการจ้างทำบัญชี จะมีค่าบริการที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสาร เช่น ใบเสร็จ เอกสารรายจ่าย แต่จะถูกกว่าการจ้างพนักงานประจำทำบัญชี และมีความถูกต้องแม่นยำมากกว่า รวมถึงผู้ประกอบการเองก็จะสะดวกสบายยิ่งขึ้น   

แต่การจ้างทำบัญชีก็ควรต้องเลือกสำนักงานบัญชีกันสักนิด โดยให้คำนึงถึงเรื่องที่อยู่ของบริษัทรับทำบัญชี ซึ่งควรมีหลักแหล่งที่ชัดเจน มีตัวตนอยู่จริง สามารถติดต่อได้ง่าย ที่สำคัญต้องมีความรู้เรื่องบัญชี ภาษี การเงินอย่างถ่องแท้ มีคุณสมบัติครบถ้วนตามกฎหมาย เพราะการทำบัญชี ต้องอยู่บนพื้นฐานความถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนดทั้งสิ้น