หลักการปิดงบการเงิน

การปิดงบการเงิน เพื่อส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งการปิดงบการเงิน คือการจัดทำงบการเงินจากข้อมูลการจัดทำบัญชีแสดงรายรับ-รายจ่ายของกิจการตลอดทั้งปี

โดยผู้ที่มีหน้าที่ปิดงบการเงินคือกิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคล โดยนิติบุคคลอย่างเช่นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะต้องปิดงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนดปีละ 1 ครั้ง ที่สำคัญต้องจัดหาผู้ทำบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อจัดส่งงบการเงินตามกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงโทษปรับหากไม่ทำการส่งงบการเงิน

ทั้งนี้ การปิดงบการเงิน สำหรับบริษัททั่วไปจะดำเนินการโดยนักบัญชีในตำแหน่ง สมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี เป็นพนักงานประจำของบริษัท แต่ถ้าเป็นบริษัทเปิดใหม่ บริษัทขนาดเล็ก หรือยังไม่มีเงินทุนมากพอในการจ้างพนักงานบัญชี ก็จะมีสำนักงานบัญชี หรือผู้ทำบัญชีฟรีแลนซ์ ให้บริการรับปิดงบการเงิน รวมถึงบริการด้านบัญชีและภาษีอื่นๆ ด้วย

ขั้นตอนการปิดงบการเงิน ควรจะบันทึกข้อมูลบัญชีภาษีต่างๆ เป็นรายเดือน แยกรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายออกจากกันอย่างชัดเจน รวมไปถึงการจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อต่างๆ ใบเสร็จ บิลต่างๆ แยกไว้เป็นหมวดหมู่ให้เรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการปิดงบการเงินในแต่ละรอบบัญชี โดยมีขั้นตอนการปิดงบการเงินดังนี้

1.รวบรวมเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสร็จซื้อ-ขายต่างๆ แยกเป็นหมวดหมู่ จัดเรียงตามลำดับของเลขที่เอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปยอดบัญชี

2.กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT จะต้องมีรายงานภาษีซื้อ-ขายให้ครบถ้วน โดยจะต้องนำเอกสารใบกำกับภาษีซื้อขายแนบพร้อมกับรายงานภาษีซื้อ-ขายเก็บไว้ที่กิจการให้ครบถ้วน

3.จัดเตรียมรายงานการเงินที่เดินบัญชี หรือ Statement ให้ครบถ้วนทุกเดือน หากขาดเอกสารของเดือนไหน ต้องไปขอรายการเดินบัญชีจากธนาคาร เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบ

4.เมื่อเตรียมเอกสารทั้งหมดครบถ้วนแล้ว สำหรับกิจการที่มีเจ้าหน้าที่บัญชีอยู่แล้วก็สามารถจัดทำงบการเงินได้เลย ส่วนกิจการที่ยังไม่มีพนักงานบัญชีประจำบริษัท ให้ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือ เพื่อทำการปิดงบการเงิน

5.เมื่อปิดงบการเงินเสร็จแล้ว ให้รวบรวมและจัดเก็บเอกสารจากการปิดงบการเงิน ในแต่ละรอบบัญชีให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นสมุดรายวันแยกประเภท (G/L) ทะเบียนทรัพย์สิน สมุดรายวันทั่วไป เพื่อสมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย เป็นข้อมูลจัดเก็บสำหรับกิจการต่อไป ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด

6.ส่งงบการเงินที่ท่านปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้วให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมกสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี (อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้จากบทความ การปิดงบการเงิน คืออะไร ใครต้องทำบ้าง)

ที่สำคัญต้องดำเนินการปิดงบการเงิน และจัดให้มีการตรวจสอบบัญชีโดยผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต ที่เป็นอิสระไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจการ ซึ่งส่วนใหญ่ก็มีสำนักงานตรวจสอบบัญชีรองรับอยู่จำนวนมาก เนื่องจากการตรวจสอบบัญชี เป็นงานที่กฎหมายกำหนดไว้ว่าเมื่อกิจการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จะมีหน้าที่ต้องจัดทำงบการเงิน

โดยงบการเงินดังกล่าวจะต้องผ่านการตรวจสอบ และแสดงความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีความเป็นอิสระ ไม่ใช่บุคคลในองค์กร เพื่อยืนยันว่างบการเงินที่กิจการทำถูกต้องหรือไม่ ก่อนนำส่งหรือใช้ยื่นเสียภาษีประจำปีแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกิจการสามารถจ้างสำนักงานบัญชีที่มีผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต และมีบริการนำส่งงบการเงินให้ด้วย เป็นการช่วยลดภาระของกิจการได้เป็นอย่างมาก

และจะนำส่งงบการเงินให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องปีละ 1 ครั้ง

รอบระยะเวลาบัญชี

โดยทั่วไปกฎหมายจะกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีไว้ 12 เดือน และต้องนับเต็ม 12 เดือน เช่น 1 มกราคม – 31 ธันวาคม จะเป็นปิดรอบตามวันที่ในปีปฏิทิน หรือจะเป็นวันอื่นที่เป็นรอบ 1 ปีเช่น 15 มีนาคม 2562 – 14 มีนาคม 2563 ก็ได้เช่นกัน

แต่สำหรับบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ที่จดทะเบียนจัดตั้งใหม่ หลังจากปิดงบการเงินแล้ว สามารถใช้รอบระยะเวลาบัญชีน้อยกว่า 12 เดือนได้ในรอบปีแรก โดย “จะถือวันเริ่มจัดตั้งจนถึงวันหนึ่งวันใด เป็นรอบระยะเวลาบัญชีแรกก็ได้ แต่ไม่เกิน 12 เดือน” และรอบระยะเวลาบัญชีต่อไปต้องเท่ากับ 12 เดือน ที่สำคัญไม่สามารถปิดงบการเงินเกิน 12 เดือนได้ และในปีต่อๆ ไป กิจการจะต้องปิดงบการเงินในวันเดิมเท่านั้น   

หลังจากได้รอบบัญชี และจัดทำงบการเงินแล้ว ผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต จะตรวจสอบข้อมูลในงบการเงิน รวมถึงเอกสารประกอบการลงบัญชี และหลักฐานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงบัญชี ว่าได้ปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปอย่างถูกต้องหรือไม่ ซึ่ง สามารถแบ่งวิธีการตรวจสอบบัญชีได้เป็น 3 กระบวนการคือ

1.วางแผนงานตรวจสอบ ประเมินความเสี่ยง และกำหนดวิธีการตรวจสอบ

2.ปฏิบัติงานตรวจสอบ

3.สรุปผลการตรวจสอบและออกรายงานผลการตรวจสอบ

หลังจากผู้ตรวจสอบบัญชีเสร็จสิ้นกระบวนการตรวจสอบเพื่อออกรายงานผลการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องแสดงความเห็นต่องบการเงิน ซึ่งมี 4 แบบ คือ แบบไม่มีเงื่อนไข แบบมีเงื่อนไข แบบงบการเงินไม่ถูกต้อง และแบบไม่แสดงความเห็น

โดยการแสดงความเห็นแต่ละแบบจะมีผลต่อการตัดสินใจของผู้ใช้งบการเงิน ซึ่งการแสดงความเห็นอื่นนอกเหนือจากแบบไม่มีเงื่อนไข จะทำให้ผู้ใช้งบการเงินไม่ว่าจะเป็นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้/ลูกหนี้ สถาบันการเงินต่างๆ หน่วยงานกำกับดูแลต่างๆ เช่น กลต. ตลาดหลักทรัพย์ฯ กระทรวงพาณิชย์ กรมสรรพากร ตระหนักและนำไปปรับปรุงแก้ไขในสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีได้ให้ความเห็นไว้ต่องบการเงินได้

กระทั่งเกิดการปรับปรุงแก้ไขจนไร้ข้อผิดพลาด หรือข้อผิดพลาดที่มีรวมกันเป็นจำนวนที่ไม่มีสาระสำคัญ เมื่อกิจการจะนำข้อมูลงบการเงินที่ถูกต้องตามสมควรเหล่านี้ไปใช้ ก็จะช่วยเพิ่มความมั่นใจและสร้างความน่าเชื่อถือในหลายๆ ด้าน ดังนี้    

1.การตรวจสอบบัญชีจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นของบริษัท ซึ่งหากระหว่างการตรวจสอบบัญชีพบข้อผิดพลาด ข้อบกพร่องในระบบการควบคุมภายใน หรือเกิดความเสี่ยงดังกล่าวขึ้น จะต้องมีการรายงานให้ผู้มีหน้าที่กำกับดูแลการจัดทำงบการเงินทราบ ซึ่งก็จะทำให้ผู้ประกอบการ ผู้บริหาร และผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับประโยชน์ สามารถรู้จุดอ่อนในระบบการควบคุมภายใน พร้อมหาวิธีแก้ไขและรับมือได้ทันเวลา    

และเมื่อทราบจุดอ่อนจากการตรวจสอบบัญชี และได้รับการแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที จนไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือลดความผิดพลาดลง ก็จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัทต่อบุคคลภายนอกนั่นเอง  

2.การตรวจสอบบัญชีจะทำให้ผู้ประกอบการมั่นใจว่า งบการเงินที่ถูกเผยแพร่ออกมานั้น มีความน่าเชื่อถือเพราะได้รับการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนจากผู้ตรวจสอบบัญชีให้เป็นไปตามมาตรฐานการสอบบัญชี และปฏิบัติอย่างเป็นไปตามมาตรฐานรายงานทางการเงิน

ทำให้การนำงบการเงินดังกล่าวไปใช้ในกิจกรรมต่างๆ อย่างมั่นใจ ก็ส่งผลตามมาคือคู่ค้าทางธุรกิจก็จะเชื่อมั่นในบริษัท ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัทให้กับคู่ค้าที่จะร่วมธุรกิจด้วย

3.การตรวจสอบบัญชีช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท เพราะเป็นหลักประกันขององค์กร ในเรื่องของการประเมินประสิทธิภาพการดำเนินงานและประสิทธิผลของการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ในองค์กร เช่น ด้านการบริหาร ด้านงานเงิน ซึ่งทำให้บริษัทสามารถนำผลที่ได้รับไปต่อยอดพัฒนาธุรกิจได้ เช่น การหาทุนเพื่อต่อยอดธุรกิจให้พัฒนายิ่งขึ้น ก็มีโอกาสสูงในการได้รับเงินทุนจากแหล่งเงินทุนต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น (อ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ ความน่าเชื่อถือของบริษัท จากการตรวจสอบบัญชี) 

 

หน้าที่ของผู้ตรวจสอบบัญชี

แต่การจะนำงบการเงินมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมั่นใจ เต็มประสิทธิภาพ และสร้างความน่าเชื่อถือได้ ก็ต่อเมื่อบริษัทเลือกผู้ตรวจสอบัญชีที่มีความรู้ความสามารถและเชี่ยวชาญการสอบบัญชีโดยเฉพาะ เนื่องจากผู้ตรวจสอบบัญชีมีหลายประเภท กิจการจึงต้องเลือกผู้ตรวจสอบบัญชีให้ตรงกับรูปแบบธุรกิจของตนเอง

ประเภทของผู้ตรวจสอบบัญชี

ผู้ตรวจสอบบัญชีมีทั้งหมด 4 ประเภท คือ

1.ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA : Tax Auditor) คือผู้ที่มีคุณสมบัติเป็นผู้ขอขึ้นทะเบียนและได้รับอนุญาตจากอธิบดีกรมสรรพากร มีหน้าที่ตรวจสอบและออกรายงานการตรวจสอบและรับรองบัญชี สำหรับกิจการที่เป็นห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก มีทุนจดทะเบียนหรือทุนที่ชำระแล้วในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมและรายได้รวมของรอบระยะเวลาบัญชีไม่เกิน 30 ล้านบาท

2.ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก (External Auditor) หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทั่วไป (CPA : Certified Public Accountant) คือผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบบัญชี และแสดงความเห็นไว้ในรายงานการสอบบัญชี ซึ่งจัดทำรายงานเพื่อแสดงความเห็นต่องบการเงินของกิจการ ว่างบการเงินจัดทำขึ้นตามมาตรฐานรายงานทางการเงินหรือไม่

โดยมีอำนาจตรวจสอบ และรับรองงบการเงินสำหรับกิจการที่เป็นนิติบุคคลทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดใหญ่ และห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก ยกเว้นงบการเงินที่ต้องใช้ผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจาก กลต. ซึ่งสามารถรับรองได้แค่งบการเงินเท่านั้น

3.ผู้สอบบัญชีตลาดทุน (List of Auditors Approved by the office of SEC) คือผู้ที่ได้รับอนุญาตความเห็นชอบจากสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (กลต.) ในการรับรองงบการเงินสำหรับบริษัทที่อยู่ในตลาดทุน หรือบริษัทที่ยื่นขอจดทะเบียนในตลาดทุน (IPO) ที่มีตลาดทุนคือศูนย์กลางมีการออกสินค้าเป็นหลักทรัพย์ขายให้แก่ประชาชนเพื่อถือครองไว้และถือว่าเป็นพันธะสัญญาต่อกัน

4.ผู้ตรวจสอบภายใน (Internal Auditors) หรือ IA คือบุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบภายในองค์กร และประเมินประสิทธิภาพระบบการควบคุมภายในให้แก่องค์กรอย่างเป็นอิสระ รวมทั้งการประเมินประสิทธิภาพการบริหารความเสี่ยงขององค์กร เพื่อให้เกิดการปรับปรุงการปฏิบัติงานขององค์กร และมีการควบคุมและกำกับดูแลกิจการอย่างเป็นระบบ โดยเน้นความสำคัญในการตรวจสอบการดำเนินงาน การปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กร ซึ่งไม่ใช่การตรวจสอบงบการเงินและบัญชี บทความ ผู้ตรวจสอบบัญชีมีกี่ประเภท ต่างกันอย่างไร และหลักการเลือกใช้บริการ

โดยสัดส่วนของการตรวจสอบบัญชีสำหรับนิติบุคคล ส่วนใหญ่จะต้องใช้บริการผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทั่วไป (CPA) เนื่องจากมีอำนาจตรวจสอบ และรับรองงบการเงินสำหรับกิจการที่เป็นนิติบุคคลทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดใหญ่ และห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็ก